Tabla de Contenidos
1. ¿Qué es Sales Hub y por qué usarlo?
Sales Hub es un módulo para gestionar todos tus leads. Ayuda a estructurar y optimizar el trabajo con clientes potenciales.
Permite:
Recopilar leads desde todos los canales (WhatsApp, sitio web, formularios, Facebook Ads, LinkedIn Ads, etc.)
Asignar y hacer seguimiento de tareas, estados, llamadas, correos y chats
Ver la actividad del equipo: quién hace qué, qué está completado y qué está programado
2. Primeros Pasos
2.1. Agregar a tu Equipo
Los administradores pueden agregar usuarios según la cantidad de licencias adquiridas.
Cómo: Agregar equipo → Nuevo → Enviar invitación
El usuario invitado recibirá un correo electrónico, configurará una contraseña y obtendrá acceso a la sección de Leads.
Roles en Renova:
Administrador – acceso total y derechos de configuración
Agente – ve solo sus propios leads y tareas
También puedes crear roles personalizados con derechos de acceso por sección (ver, editar, exportar, eliminar)
Cómo agregar un nuevo usuario
Ve a: Agregar equipo → Nuevo → Enviar invitación.
El usuario recibirá un correo, creará una contraseña y podrá acceder a la plataforma.
Cómo crear un rol personalizado
Ve a: Agregar equipo → Nuevo → Rol → Agregar rol personalizado → Guardar.
Puedes asignar permisos personalizados por sección de la plataforma.
Por ejemplo, este rol puede tener acceso a todo menos a la sección de Tareas.
Cómo eliminar a un usuario
Ve a: Agregar equipo → Selecciona el usuario → Eliminar.
⚠️ Las tareas e historial de acciones del usuario no se guardarán en el sistema.
2.2. Configurar tu Pipeline
El pipeline permite hacer seguimiento del avance del lead. Las etapas por defecto son: Incoming, Win, Lost (estas son obligatorias y no se pueden eliminar). Puedes crear etapas personalizadas.
Cómo: Haz clic en el botón “+” para agregar tantas etapas como necesites.
Estructura recomendada:
Incoming (Entrante)
Negotiation (Negociación)
Decision Making (Toma de decisión)
Win (Ganado)
Lost (Perdido)
Consejo: Mantén menos de 6 etapas para mayor claridad.
Funciones Clave del Pipeline:
Agregar Leads:
Automáticamente: a través de canales conectados (WhatsApp, etc.)
Manualmente: haz clic en 'Agregar nuevo lead'
Tarjeta del Lead:
Nombre del Lead – nombre de la empresa o nombre completo
Fecha de creación – cuando fue agregado
Siguiente Acción Planificada – resaltada en amarillo
Última Fecha de Actividad – última interacción o tarea completada
Consejo: Asegúrate de que cada lead activo (que no esté en Win o Lost) tenga una próxima acción planificada.
Dentro de la Tarjeta del Lead::
Comunicaciones: Historial de mensajes desde todos los canales conectados
Tareas: Ver/agregar tareas, asignarlas a ti o colegas
Documentos: Subir contratos, facturas, etc.
Datos del asegurado
Estado del lead – En qué etapa se encuentra actualmente el cliente: Entrante, Ganado, o Perdido.
Tipo de seguro – Por ejemplo: vida, salud, auto, etc.
Tipo de cliente – Si es una persona física o una empresa.
Empresa – Si el cliente es una empresa, escribe el nombre de la compañía (ej. Amazon).
Compañía de seguros – La aseguradora que emite la póliza.
Nombre, Apellido, Sexo, Fecha de nacimiento – Datos personales del asegurado.
Teléfono, E-mail – Datos de contacto del cliente.
Canal de adquisición de clientes – Cómo llegó el cliente (sitio web, llamada en frío, etc.).
Datos financieros
Premiums del trato – Cuánto paga el cliente por la póliza.
Moneda – la moneda de pago del póliza.
Formato de pago – Cómo paga: mensual, anual, etc.
Estado de la transacción – ¿Ya se recibió el pago? (Recibido, Pendiente, Cancelado)
Fecha de pago – Cuándo se realizó el pago.
Agente y comisión
Agente – Persona responsable del cliente.
Comisión del agente – Monto que se paga al agente.
Estado del pago de comisiones – Si la comisión está Recibida o Pendiente.
Filtrado y Exportación:
Filtra por tipo de cliente, aseguradora, estado de pago, estado de transacción, agente y etapa
Exporta datos filtrados para informes
Automatización
Los triggers automatizan acciones según la etapa del lead. Una vez configurado, el proceso funciona automáticamente para ahorrar tiempo.
Cómo: Leads → Automatización → Elegir etapa → Agregar trigger
Ejemplos:
Crear una tarea cuando un lead entra en una etapa
Enviar un mensaje vía WhatsApp (requiere canal conectado + info de contacto)
2.3. Conectar Canales de Comunicación
Funcionalidad Básica Gratuita
Puedes recibir mensajes desde WhatsApp y correo electrónico. Los nuevos leads se agregan a 'Incoming' o al chat existente.
Cómo:
WhatsApp Free: Integraciones → WhatsApp Free → Escanear código QR
Email Free: Integraciones → Email Free → Seguir las instrucciones
Limitaciones del plan gratuito:
WhatsApp Free se desconecta regularmente (recibirás un correo cuando ocurra)
No se permiten archivos adjuntos ni audios
No puedes iniciar una conversación: primero debes recibir un mensaje del cliente, y solo entonces puedes responder
Solo se puede conectar un número de WhatsApp
Email es solo para recepción: no es posible enviar correos desde la plataforma
Funcionalidad Avanzada de Pago
Importa automáticamente leads desde:
Instagram Ads
Facebook Lead Ads
TikTok Ads
Typeform
LinkedIn Ads
Google Forms
Shopify
Cómo: Integraciones → Albato → Sigue las instrucciones de configuración (requiere accesos a las cuentas publicitarias)
Costo: Desde $19 USD/mes hasta 1,000 leads. Más planes disponibles en Albato (se factura por separado).
También puedes conectar WhatsApp Business, correo electrónico sin costo adicional. Puedes agregar un número ilimitado de cuentas de WhatsApp Business, correos electrónicos y líneas telefónicas.
Al conectar WhatsApp Business, comenzarás a recibir mensajes de tus clientes. Si el contacto no existe aún, el sistema creará automáticamente un nuevo lead.
Con el email funciona igual: podrás recibir y enviar correos, y los contactos se registrarán en la plataforma.
Esto forma parte del paquete de generación de leads y no tiene costo adicional.
2.3.1. Reglas de WhatsApp Business
WhatsApp Business API tiene una ventana de mensajería de 24 horas definida por Meta.
Así es como funciona:
Cuando un lead envía un mensaje, puedes responder libremente dentro de las 24 horas.
Si pasan más de 24 horas sin respuesta, la ventana de chat se cierra automáticamente.
Después de eso, solo puedes enviar mensajes al cliente usando una plantilla previamente aprobada (HSM).
En la práctica no es un problema — en cuanto el lead responde, la ventana de 24 horas se reactiva automáticamente, y puedes continuar la conversación normalmente.
Si el lead no responde, simplemente envía una plantilla de seguimiento (follow-up) como esta para reiniciar el chat:
💬 Ejemplo de plantilla de seguimiento (follow-up)
Nombre: followup_24h
Categoría: Servicio
Texto:
Hola {{1}},
solo quería confirmar si sigues interesado(a) en continuar nuestra conversación.
Responde a este mensaje y con gusto te ayudaremos.
— Equipo {{2}}
Variables:
{{1}} = nombre del cliente
{{2}} = nombre de tu empresa
✅ Usa esta plantilla para reabrir el chat después de 24 horas sin respuesta.
2.4. Monitorear el Rendimiento
Haz seguimiento a métricas clave y rendimiento del equipo. Identifica cuellos de botella.
Métricas Disponibles:
Primas por agente
Conversión por etapas (Embudo de Ventas)
Comparativo entre agentes (Ranking)
Comisiones acumuladas vs. comisiones pagadas
Los agentes solo ven sus propios datos; los administradores ven todo el equipo.
Detalle de Métricas:
SD: Leads marcados como "Win"
SDP: Primas totales de leads ganados
UD: Leads marcados como "Lost"
UDP: Primas totales de leads perdidos
ACR: Comisión acumulada
RCV: Comisión recibida (marcada como Pagada)
DIF: ACR - RCV (comisiones pendientes)
En cada lead puede especificar la moneda de la póliza. En el tablero, el resultado se mostrará en su moneda predeterminada.
Ejemplo: tiene 3 leads en la etapa Win:
Lead 1 pagó 1000 MXN,
Lead 2 — 100 EUR,
Lead 3 — 10,000 USD.
En la sección Perfil de empresa, su moneda predeterminada está configurada como EUR. Entonces, en el tablero, el resultado final se mostrará en euros.
El sistema toma el tipo de cambio de la fecha Fecha de pago que usted indica en cada lead y convierte el monto a su moneda predeterminada.
2.5. Tareas: gestión de plazos y colaboración en equipo
El módulo de Tareas te ayuda a cumplir con los plazos y distribuir el trabajo de forma eficiente en tu equipo. Asegura que no pierdas ninguna acción crítica — hoy, mañana o el próximo mes.
2.5.1. Qué permite hacer el módulo de Tareas
Ver todas las tareas: para hoy, mañana y el mes siguiente.
Asignar tareas a ti mismo o a compañeros.
Monitorear el progreso desde la tarjeta del lead o la lista general de tareas.
2.5.2. Cómo agregar tareas
Puedes crear una tarea de dos formas:
Desde la tarjeta del lead:
Abre el lead → pestaña Tareas → botón Agregar tarea.
Desde la sección principal de Tareas:
Esta vista muestra todas las tareas por fecha y responsable.
Al crear una tarea, completa los siguientes campos clave:
Responsable – quién realizará la tarea (tú o un colega).
Perfil vinculado – puedes vincularlo a un usuario asegurado o un lead (o dejarlo en blanco si es una tarea general).
Fecha límite – define en qué columna aparecerá la tarea: hoy / mañana / más adelante.
2.5.3. Cómo completar una tarea
Abre la tarea en cualquier sección y haz clic en “Completar tarea”.
📽 Mira el video:
3. Preguntas Frecuentes
P1: ¿Qué hacer si hay leads duplicados?
Ir a Leads → Seleccionar duplicados → Merged Leads → Elegir el lead principal
P2: ¿Puedo renombrar etapas del pipeline?
Sí, excepto Incoming, Win y Lost (requiere permisos).
P3: ¿Cómo elimino un lead?
Abre la tarjeta del lead → Menú (⋮) → Eliminar
P4: ¿Puedo reasignar un lead a otro agente?
Sí (si eres Administrador). Edita el campo "Agente".
P5: ¿Qué significa "Estado de Transacción"?
Refleja si el cliente te pagó a ti como intermediario, no solo a la aseguradora.
Ejemplo:
Estado de Transacción = Pendiente
Estado de Pago del Lead = Recibido
P6: WhatsApp Free se desconectó — ¿qué hago?
Recibirás un correo. Ve a Integraciones → WhatsApp Free → Escanea el nuevo código QR
P7: ¿Puedo enviar correos desde la integración gratuita?
No. Email solo recibe. Usa Albato para envíos.
P8: ¿Cómo crear tareas automáticas para nuevos leads?
Leads → Automatización → Incoming → Acción: Crear tarea
4. Casos de Uso Populares
A. Ingresos por agente, tipo de seguro y aseguradora:
Leads → Exportar → Filtrar por fecha, agente, tipo, aseguradora
B. Tasa de conversión por agente:
Dashboard Ventas → Agente → Embudo de Ventas
C. Nuevos leads por período:
Leads → Exportar → Filtrar por fecha de creación + agente
Ejemplo: Si un agente tiene 10% de conversión y crea 10 leads, se puede prever 1 venta.
5. Consejos Útiles
Automation
Automatización para etapa Incoming: Objetivo: Asegurar que ningún lead quede sin respuesta y se contacte rápidamente.
Acción: Crear tarea
Asignar a: uno mismo o colega
Texto de la tarea: "Nuevo lead recibido. Contactar lo antes posible."
Acción: Enviar mensaje por WhatsApp
Texto: "¡Hola! Gracias por contactar a [Tu Empresa]. Nos comunicaremos pronto. Mientras tanto, cuéntanos qué necesitas."
2. Automatización para etapa Win:
Acción: Enviar mensaje por WhatsApp
Texto: "¡Estamos felices de que nos hayas elegido! Descarga la app para acceder a tus servicios y soporte."
3. Automatización para etapa Lost:
Acción 1: Crear tarea
Tarea: "Analizar lead perdido y entender causa"
Acción 2: Enviar mensaje por WhatsApp
Texto: "Lamentamos que no hayas seguido con nosotros. Si tienes 30 segundos para dar feedback, nos ayudaría mucho a mejorar."